“Agilità, dati e machine learning”: la nuova gestione del personale secondo una delle aziende più innovative al mondo

Le aziende che oggi navigano nel mondo del lavoro hanno un bisogno sempre maggiore di velocità, accelerazione e agilità, sia tecnologica che organizzativa. I modelli di business cambiano in fretta e i leader di oggi si ritrovano ad affrontare criticità (oltre che opportunità) molto più spesso rispetto al passato. Il modo migliore di agire? Subito e con dati precisi a disposizione. Federico Francini, managing director di Workday Italia, parla di ‘metabolismo più accelerato’: “Le aziende devono cambiare per adattarsi ai ritmi del mercato, gli executive devono avere una visione ampia e un quadro generale della situazione, in tempo reale e saper ricalibrare il business con tempi di ciclo più veloci”.

La risposta di Workday a queste esigenze è una piattaforma scritta ex-novo, con tecnologia allo stato dell’arte del cloud, costruita per il futuro e senza retaggi tecnologici ereditati dal passato. “Il leitmotiv di Workday è portare ai propri clienti qualcosa di completamente diverso dalle applicazioni tradizionali, introducendo un’agilità tecnologica e organizzativa che le aziende altrimenti non otterrebbero”, racconta Francini. Gli obiettivi della soluzione Workday, fondamentalmente, sono due: fornire un sistema unico, flessibile e “nativamente” integrato e migliorare il coinvolgimento della community aziendale. I 4,3 miliardi di fatturato 2020 a livello globale e gli 8.000 clienti che hanno aderito a questa offerta sono una testimonianza del successo e dei miglioramenti che le aziende hanno potuto sperimentare sulla propria pelle.

Velocità e agilità sono i due termini che ricorrono maggiormente nel messaggio di Workday, azienda che spesso negli ultimi anni si è posizionata nei gradini più alti della classifica The World Most Innovative Companies stilata da Forbes. Il concetto è semplice: per adattarsi a un mercato che si evolve sempre più in fretta, regnato da un’estrema competitività e dall’incertezza, le aziende devono snellirsi. Come una nave si libera delle zavorre per affrontare al meglio una tempesta, così i protagonisti del mercato devono, ad esempio, abbandonare i vecchi sistemi ERP (Enterprise Resource Planning): “Spesso gli ERP sono stati installati come silos applicativi, quindi la fluidità dei dati e dei processi è completamente diversa rispetto a una soluzione organica e unificata come quella di Workday”. Questa la prima raccomandazione del colosso delle applicazioni cloud per la gestione finanziaria e delle risorse umane.

A proposito, il primo asset sono proprio loro. Il capitale umano, le persone, con le loro competenze: “Le skills sono la nuova moneta della competitività”, ha riferito il managing director di Workday. “Il Covid ha messo le risorse umane in una situazione di emergenza, c’è stata la necessità di tenerle informate, coinvolte. Ha messo in evidenza alcuni fatti che erano già noti ma che non erano considerati una priorità dalle aziende”. In primis, tra le nuove skills essenziali, ci sono ovviamente le competenze digitali, che fino a poco più di un anno fa erano nient’altro che un nice to have. Le cosiddette Stem (Science, Technology, Engineering and Mathematics), per intenderci. Competenze che possono essere tenute sotto controllo con veloce frequenza ciclica o addirittura continuamente – e non una volta ogni due anni, come avveniva in passato – attraverso degli Skill Assesment, strumenti che permettono al dipendente e all’azienda di capire la capability di quella skill (banalmente, ad esempio, da quanto tempo la sta mettendo in atto). Tutto condito dalla tecnologia del machine learning, in grado di registrare i dati e rielaborarli sulla piattaforma, per poi restituire al dipendente suggerimenti e consigli per la sua carriera lavorativa.

L’obiettivo è quello di stimolare l’apprendimento, da parte del lavoratore, di nuove skills, comprendere le proprie potenzialità, eventuali possibilità di crescita ed entrare nel circolo virtuoso del continuous learning. Dalle parole ai fatti, in Workday tutti i dipendenti hanno un loro profilo, con dati anagrafici, skills maturate in esperienze passate, dati intercettati dall’algoritmo del software e raccolti dai propri cv. “Il sistema propone la skill, il manager la valida, si definisce la capability, ovvero la capacità di usare quella skill, e poi delle skill di prossimità, ovvero altre simili o vicine a quelle di cui dispone l’utente, che possono essere confermate o meno”, afferma Federico Francini. “A questo punto si arricchisce la banca dati dell’utente e in base a questa il machine learning propone corsi e training per colmare i gap del dipendente, con l’obiettivo di farlo crescere”.

Insomma, una win-win situation nella quale tutti possono ottenere vantaggi: il dipendente, l’azienda e anche i leader. Già, perché anche la leadership ha inevitabilmente subito le conseguenze della pandemia, dall’assenza del contatto fisico ed emotivo con i dipendenti all’utilizzo di piattaforme digitali per la gestione delle proprie risorse. “Per quanto riguarda le soft skills, si parla spesso di ‘leadership gentile’, in cui il coinvolgimento del dipendente è fondamentale per ottenere da questo buoni risultati”, rivela l’appassionato country manager per l’Italia. “Per quanto riguarda le hard skills, invece, Workday mette a disposizione spazi come il career progress and check in, ovvero delle conversazioni tra manager e dipendente che possono essere aperte con la frequenza che si ritiene opportuna. Inoltre prevede una continua analisi del sentiment della propria organizzazione, che calcola il senso di appartenenza e ottiene feedback, sia positivi che costruttivi, per apportare eventuali miglioramenti”.

L’attenzione al capitale umano deve essere maniacale all’interno di un’organizzazione che funzioni, soprattutto al termine di un anno in cui, oltre alla crisi indotta dalla pandemia, abbiamo fatto i conti con l’emergere di una nuova sensibilità sociale. Temi come quelli dell’equità salariale e di genere, oltre che dell’inclusione, sono diventati prioritari e Workday, dal canto suo, non poteva certo rimanere a guardare. Con VIBE (acronimo di Value, Inclusion, Belonging e Equity) offre indicatori precisi di come è distribuita, appunto, l’equità tra i propri dipendenti. “Il nostro approccio alla diversità è semplice: si tratta di abbracciare tutti” si legge sul sito ufficiale dell’azienda americana.

Una realtà d’oltreoceano che si sta espandendo anche in Italia. Di 8.000 clienti a livello globale, oltre 400 hanno delle subsidiary nel nostro Paese e dal 2018, anno in cui Workday è diventato attivo nella sua sede milanese, nuovi clienti hanno bussato alla porta, da Sky a Q8. Sarà la facile configurabilità del software ad ogni tipo di cliente, sarà l’attenzione alla persona, sarà la considerevole quota (il 30%) del fatturato investita annualmente nell’innovazione. L’aspetto che non dà spazio a incertezze è la positività del feedback. “Il 97% dei nostri clienti è soddisfatto”, rivela Francini. E alla fine, è quello che conta davvero.